Assistante de Direction - C.C.A.S. d'Hem H/F - Centres communaux d'Action Sociale

Sous l'autorité de la Directrice de la résidence autonomie, l'assistant(e) de direction recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la résidence. Il/elle accueille les résidents, les familles et les visiteurs, suit les dossiers administratifs des résidents et gère la logistique des commandes et autres.
Il/elle assiste la Directrice de la résidence selon nécessité.

Accueil et prise en charge des résidents
- Gérer les admissions (dossiers, contrats, entrée dans les lieux,...)
- Assister les résidents dans leurs démarches
- Assurer le " lien " entre les différents intervenants (médecins, infirmiers...) et les familles des résidents
-Suivi de la restauration (recensement des effectifs quotidien, élaboration des plans de table, ..)

Secrétariat
- Accueil téléphonique et physique du public,
- Rédaction des courriers administratifs, CR de réunions
- Suivi des conventions
- Enregistrement des courriers entrant-sortant
- Affichage
- Réalisation d'outils (tableaux, graphiques, ...)
- Suivi des tableaux de bord nécessaires à l'établissement (Consommation de fluides - Statistiques diverses de fonctionnement et d'occupation - Suivi des plannings de travail, des congés et absences des agents, tableau de bord du parc automobile)
-Participer aux réunions avec les résidents (divers comités) et/ ou réunions partenariales.
- organiser et gérer dans sa globalité le comité de la vie sociale de la résidence

Comptabilité
- Assurer la suppléance de la régie de recettes et d'avance dans les règles de la comptabilité publique.
- Elaborer les arrêtés et décisions de la régie,
- Facturation des prestations (redevances - repas)
- Gestion CAF (APL-déclarations sur le site) / Gestion CPAM

Budget
- Suivre l'exécution des dépenses (bon de commande, facture)
- Suivre les dépenses du CPOM

Fonctionnement de l'établissement
Supplée la Directrice dans la :
- Participation à l'organisation des animations de la résidence (recherche des prestataires, devis, conventions, planning des animations, ...)
- Suivi de la gestion des stocks (produits d'entretien, consommables)
- Suivi des interventions techniques dans l'établissement (entreprises extérieures et services techniques) en lien avec l'équipe

Mission complémentaire :
Assurer la continuité de Direction pendant les absences/congés de la Directrice
- Recevoir les visiteurs extérieurs et les renseigner
- Accueillir les résidents et leur famille
- Assurer la gestion administrative et technique pour le bon fonctionnement de la Résidence,
- Assurer et gérer les problématiques des résidents

* Connaissance de la législation applicable aux résidences autonomie
* Connaissance de la population des personnes âgées.
* Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point Internet, Outlook)
* Connaissance du statut du régisseur de Recettes

Savoir-faire :
* Expérience indispensable d'au moins 5 années sur des missions d'assistant (e) de Direction
* Compétences rédactionnelles, bonne maîtrise de l'orthographe et bonne expression orale

Savoir-être :
* Attrait pour le secteur social et notamment pour les personnes âgées,
* Aisance relationnelle,
* Sens de la diplomatie,
* Rigueur et distance professionnelle,
* Grande discrétion professionnelle,
* Aptitude à la polyvalence,
* Esprit d'équipe,
* Réactivité, disponibilité et bonne présentation.

La résidence est ouverte toute l'année, une grande disponibilité et une capacité d'adaptation face aux urgences seront appréciés.

• Outlook
• Word
• PowerPoint
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Rédaction de courriers